HubSpot er ikke bare et CRM, det er en komplet vækstplatform, der samler dine marketing-, salgs- og kundeserviceaktiviteter i ét system, men du sparer kun dig selv for massiv hovedpine og får fuld værdi, hvis du implementerer det rigtigt fra starten.
Start med strategi og analyse
Ethvert godt HubSpot-setup starter IKKE med at du hovedkulds kaster dig ud i at implementere, da du så skal rette en masse fejl bagefter! Start derfor med at forstå jeres forretningsmæssige behov før du overhovedet overvejer købet. Inden du går igang, bør du samle dine nøgleinteressenter til en kickoff workshop. Her identificerer du de centrale beslutningstagere og systemejere og fastlægger, hvem der skal involveres i de forskellige faser af implementeringen og den senere drift.
Det næste vigtige skridt er at få en grundig forståelse af virksomhedens forretningsmodel, målgrupper (ICPs) og værditilbud. Det danner rammen for, hvordan HubSpot skal struktureres og tilpasses. Dernæst bør du kortlægge hele salgsprocessen fra første kontakt til lukket deal. Her er det vigtigt at identificere, hvor leads kommer fra, hvordan de kvalificeres, hvilke overdragelser der sker internt, og hvilke kriterier der afgør, hvornår et lead er klar til næste fase. Det samme gælder marketingprocessen: hvilke kanaler bruges til leadgenerering, hvordan ser jeres indholdsstrategi ud, og hvilke flows eller lead nurturing sekvenser er i spil?
Under analysen skal du udpege de områder, hvor der opstår friktion, flaskehalse eller overflødig dobbeltarbejde. Mange oplever for eksempel, at leads falder mellem to stole, eller at værdifuld data ikke deles på tværs af afdelinger. Sørg for at der kommer klare aftaler om hvordan dette skal håndteres mellem afdelingerne! Til sidst er det vigtigt at dokumentere, hvilke værktøjer og systemer der allerede bruges i de forskellige faser af salgs- og marketingrejsen. Det skaber overblik og gør det lettere at planlægge integrationer.
Parallelt med dette skal du også definere dine forretningsmål: vil du øge antallet af kvalificerede leads, forbedre pipeline velocity, reducere CAC eller noget helt fjerde? Baseret på disse mål kan du identificere, hvilke KPI’er der skal spores i HubSpot, og hvordan rapportering skal tilrettelægges.
Afgræns scope og planlæg integrationer
Når du har analyseret den eksisterende situation, er næste trin at afgrænse projektets scope og finde ud af, hvordan HubSpot skal fungere sammen med dine øvrige systemer. Her handler det først og fremmest om at gennemgå de værktøjer, der allerede er i brug. Eksempelvis bruger mange Salesforce som CRM, Albacross til B2B leadgenerering og IP-lookups, e-mailplatforme som Mailchimp, formularværktøjer som Typeform og CMS-systemer som WordPress.
På baggrund af denne kortlægning skal du vurdere, hvilke værktøjer der skal integreres med HubSpot, og hvilke der skal udfases og erstattes. Nogle integrationer som fx til Salesforce eller Google Ads har tovejssynkroniseringer til Hubspot og kan køre løbende. Andre kræver en engangsmigrering eller kan med fordel udskiftes. Fx kan WordPress udskiftes med Hubspot CMS.
Når integrationsstrategien er på plads, bør du sammenfatte det endelige scope. Hvad skal sættes op i denne omgang? Er det kun CRM og pipelines, eller inkluderer det også workflows, lead scoring, content, e-mail automation og kampagnesporing? Herefter aftaler du tidsplan, milepæle, træningsforløb og succeskriterier samt indhenter skriftlig godkendelse fra ledelsen eller projektansvarlig.
Grundopsætning i HubSpot
Nu begynder det praktiske arbejde i HubSpot. Start med at oprette virksomheds- og kontaktdata, enten manuelt eller via import. Sørg for at tilføje enrichment, så dine kontakter og virksomheder beriges med relevante oplysninger såsom branche og størrelse. Herefter tildeler du ansvarlige HubSpot-ejere til kontakter og deals og definerer livscyklusfaser som kontakt, lead, MQL, SQL, Opportunity og kunde.
På baggrund af den tidligere kortlagte salgsproces tilpasses pipelines med relevante deal stages og automatiseringspunkter. Det er også her, du opsætter service level agreements (SLA’er) og interne notifikationer, fx ved stillestående deals eller manglende opfølgning. Nøgle deals oprettes, og tilhørende produkter eller services tilknyttes, inkl. værdier og konverteringsmål.
Du kan nu forbinde sælgernes e-mailkonti og kalendere for at aktivere features som mødelinks, automatiseret e-mail tracking og opgavestyring. Upload e-mail templates og snippets, som teamet hurtigt kan bruge i deres outreach og opfølgninger.
Byg Hubspot dashboards og opsæt salgs intelligent rapportering
Med CRM’et i gang er næste skridt at visualisere dine mål i relevante dashboards. Byg fx salgsdashboards med fokus på pipeline velocity og win-rate, eller marketingdashboards med fokus på leadkilder og ROI – Eller kombiner dine marketing data med hvad du ser i den salgspipeline og få overblik over hvilke marketingkanaler og kampagner, der bidrog til salget. Du kan tilføje notifikationer og automatiske statusmails fx en ugentlig opdatering til ledelsen eller alerts ved fraværet af aktivitet på varme leads.
Klargør brand og Marketing Hub opsætning
Før du går i gang med content og kampagner, skal du sikre, at brandfundamentet er på plads. Upload vigtige elementer fra virksomhedens visuelle identitet (CVI). Logo, farver, skrifttyper og opsæt standard footers, e-mail-signaturer og compliance-information. Herefter tilslutter du dit primære domæne og konfigurerer GDPR-banner og samtykkeindstillinger, så du overholder databeskyttelsesreglerne.
Du kan nu importere marketingkontakter og oprette lister – både statiske og dynamiske – der segmenterer dine målgrupper på baggrund af adfærd, branche, jobtitel og meget mere. Husk at definere, hvilke kontakter der tæller som marketingkontakter i systemet, da det har betydning for din fakturering i HubSpot.
Opsæt automatisering og lead flows
Du er nu klar til at skabe værdi med automatisering. Opret onboarding-sekvenser til nye leads, og byg nurturing flows, der plejer kontakten med relevante budskaber baseret på adfærd og profil. Brug lead scoring til at måle, hvor varme dine kontakter er, og definér regler for, hvornår og hvordan de rutes videre til salg.
E-mail templates, sekvenser og kampagner kan nu oprettes direkte i HubSpot. Design landing pages, opret gated content og sæt CTA’er ind på relevante sider.
Forbind tracking og marketingkanaler
For at få fuld indsigt i dine resultater skal du nu sikre, at alle sporings- og analyseværktøjer er integreret. Installer HubSpots trackingkode på dit website, og forbind Google værktøjer og eventuelle annonceplatforme.
Byg kampagner og dashboards, der viser ROI på tværs af kanaler. Tilføj live chat eller chatbot på dit website, og forbind dine sociale medier som fx LinkedIn, Facebook og Instagram samt dertilhørende annonceringskonti.
Afslut med at integrere de værktøjer, du allerede bruger i din dagligdag. Det kan være bookingværktøjer som Calendly, webinarsoftware som Zoom, kommunikationskanaler som Slack og e-commerceplatforme som Shopify.
Nu er du klar til drift og skalering
Når alle opsætninger, integrationer og processer er på plads, er du reelt klar til at arbejde datadrevet og struktureret i HubSpot. Platformen understøtter vækst i både kompleksitet og volumen – så du kan starte simpelt og skalere gradvist.
Lyder ovenstående svært?
Så kontakt os og lad os sammen få jer godt i gang med Hubspot.
